+381 (0)60 6768 606 ; +381 (0)11 3172 339 pejslob@sbb.rs

Gotovinski račun je pojam koji je poznat svim preduzetnicima i firmama. Nabavke za gotov novac su retke, po vrednosti malog značaja, ali da bi se evidentirale u poslovnim knjigama, odnosno da bi bile tretirane kao trošak i osnov za odbitak prethodnog PDV-a potrebno je poštovati određena pravila. U malom broju slučajeva ova pravila nije moguće ili nije potrebno zadovoljiti, ali se na veliku većinu nabavki za gotov novac ona primenjiva.

1. Sačuvajte fiskalni isečak i gotovinski račun koji glasi na firmu

Za svaku nabavku izvršenu za gotov novac potrebno je na licu mesta, prilikom preuzimanja robe i vršenja plaćanja zatražiti pored fiskalnog isečka i gotovinski račun

Fiskalni isečak o prometu koji se izdaje iz fisklalne kase ne sadrži podatke koji su propisani Zakonom o računovostvu i Zakonom o PDV kao elementi validnog dokumenta na osnovu koga se može vršiti knjiženje (u našem slučaju nabavke odnosno troškova). Na fisklanom isečku ne piše naziv firme pre svega. Zbog toga je neophodno da prodavac uz fiskalni isečak, na zahtev kupca, izda i gotovinski račun.

2. Zahtevajte pravilno popunjen gotovinski račun

Gotovinski račun koji vam trgovac izda treba da glasi na firmu, dakle na preduzetnika odnosno pravno lice za čije potrebe se vrši nabavka. Račun koji glasi na ime i prezime zaposlenog ili vlasnika koji je izvršio plaćanje ne može se tretirati kao dokumenat za evidetiranje poslovnih troškova firme niti kao ispravan račun za odbitak PDV-a.

Da bi prodavac mogao da izda gotovinski račun, treba mu pružiti osnovne podatke o firmi – pun naziv firme (poslovno ime), adresu, PIB i matični broj. 

Prodavac treba da popuni i svoje osnovne podatke, mesto i datum prometa, mesto i datum izdavanja računa, broj računa, broj fisklanog isečka, tabelu o artilkima (naziv artikla, jedinicu mere, jediničnu cenu, vrednost bez PDV-a, stopu PDV-a i ukupan iznos sa PDV-om).

Račun treba da sadrži identifikacionu oznaku osobe koja ga je izdala. Prema Mišljenju Ministrastva finansija br. 011-00-1077/2014-16 od 07.11.2014.godine, pod indentifaikacionom oznakom podrazumeva se ime i prezime, faksimil, potpis, elektronski potpis ili drugu identifikacionu oznaku odgovornog lica.

Proverite da li su svi podaci ispravno uneti, a pre svega proverite da li je upisan redni broj gotovinskog računa i indentifikaciona oznaka osobe koja je izdala račun (ime i prezime, potpis i pečat, faksimil, ili nešto slično), jer svi ostali podaci su vam poznati ili ih možete pročitati na fisklanom isečku.

Ukoliko je račun delimočno odštampan, a delimično popunjen rukopisom, u postupcima inspekcijske kontrole može se čuti zahtev da se pored dopisanog teksta stavi pečat i potpis prodavca.

3. Kopirajte fiskalne isečke

Sve gotovinske račune i fiskalne isečke od nabavki koje ste platili uredno predajte nadležnoj osobi u firmi u najkraćem roku.

Po prijemu fiskalne isečke treba kopirati, s obzirom da je zapis na njima osetljiv i sklon da izbledi, pa da u eventualnoj inspekcijskoj kontroli to postane problem. Prema zakonskim odredbama,  dokumentacija koja služi za obračun PDV-a obavezno se čuva deset godina, a računi koji nisu uneti u PDV evidencije pet godina.

4. Sastavite specifikacije gotovinskih računa

Spacifikacija gotovinskih računa nije obavezna, ali se i praksi pokazala korisna. Specifikacija je tabela u kojoj se pobrojani svi računi za nabavke u gotovini od – do određenog vremenskog trenutka. U tabeli se obično navodi redni broj stavke, naziv dobavljača, broj gotovinskog računa, datum nabavke i novčani iznos. Na dnu tabele navodi se zbir.

Pored navedenog treba da sadrži i osnovne podatke firme, redni broj, mesto, datum i indentifikacione podatke osobe koja je sastavila, a može da sadrži i ime i prezime osobe kojoj će biti izvršena isplate gotovine.

Ukoliko sadrži sve podatke, specifikacija računa može biti validna knjigovodstvena isprava po kojoj se mogu zbirno knjižiti troškovi, ali samo u slučaju da preduzetnik odnosno pravno lice nije obveznik PDV.

Obveznici PDV-a moraju uneti svaki gotovinski račun zasebno u knjigu ulaznih računa, a kako se danas ove knjige mahom automatski generišu iz unosa prilikom knjiženja, knjigovođa mora proknjižiti svaki račun zasebno.

5. Podizanje gotovine sa tekućeg računa

Kada ste sastavili specifikaciju gotovinskih računa, možete podići tačan iznos sa tekućeg računa firme i isplatiti ga osobi koja je inicijalno platila nabavku.

Novac koji se podigne sa tekućeg račina predaje se u blagajnu firme. Osoba zadužena za evidnciju blagajne sastaviće nalog blagajni i primiti novac. Nakon prijema novca u blagajnu firme, novac može biti isplaćen osobi koja je finansirala nabavku.

Isplata iz blagajne se vrši uz nalog blagajni da isplati novac koji treba da potpiše i osoba koja novac prima.
Nakon ovoga, računi se mogu knjižiti u blagajni, a ako su ispravno dokumentovani, ispunjen je osnovni preduslov da se u knjigovodstvu firme evidentira trošak ili iskoristi odbitni PDV iz gotovinskog računa.

Pročitajte više i na temu Zakona o računovodstvu.